Terveydenhuollon lomakkeita täytyy päivittää silloin tällöin, tällainen tilanne oli meilläkin töissä jokin aika sitten. Päivitimme verenpaineen kotimittauksen ohjetta. Teksti oli hoitotyön ammattilaisen tekemää ja sihteerille tehtävä siirtyi logon lisäämisen ja mahdollisesti pienen stilisoinnin vuoksi.

No, niin sanotulle maallikolle eli sihteerille ohjeteksti ei ollutkaan selkeä. Mitataanko vasemmasta vai oikeasta käsivarresta? Vasemmasta. Ovatko tiedot potilaan pituudesta ja painosta tässä lomakkeessa oleellisia? Eivät ole. Rastitettava kohta ”1-1½ tuntia verenpainelääkkeen jälkeen” vaatinee myös rastin ennen lääkkeen ottamista? Kyllä, vaatiihan se. Kaksikielisessä ympäristössä täytyy olla sekä suomen- että ruotsinkielinen versio, luonnollisesti identtisine sisältöineen, useampi silmäpari yleensä huomaa paremmin mahdolliset eroavaisuudet. Fonttiin ja sen kokoon sekä asetteluun kannattaa myös kiinnittää huomiota.

Päivityksemme lopputulos oli hyvä, ettenkö sanoisi erinomainen (!), mutta ”projektimme” osoitti selkeästi, että ohjeen tekemiseen tarvitaan sekä hoitotyön että toimistotyön osaamista. Liian usein terveydenhuollossa ajatellaan, että hoito-osaaminen on ainoa tarvittava.

Itsestäänselvyyksiä ei ole! Ammattihenkilölle monet asiat voivat olla itsestäänselvyyksiä, mutta ulkopuolinen voi ajatella hyvinkin eri tavalla. Sihteeri on usein teksteistä kiinnostunut ”pilkunviilaaja”, mikä auttaa selkeän tekstin tuottamisessa. Usein sihteeri on myös MS Office -ohjelmien rutinoitunut käyttäjä eli tekstien ja lomakkeiden tekeminen sujuu nopeasti. Työnantajan kannattaakin miettiä tarkasti, mihin haluaa työntekijöidensä osaamista käyttää, sihteerin työpanos saattaa säästää toisen ammattilaisen työaikaa työnantajan kannalta tuottavampaan työhön.